Labor Informations- und Managementsysteme (LIMS) helfen den Laboralltag zu meistern, indem Arbeitsvorgänge automatisiert und der administrative Aufwand begrenzt wird. Aufgrund der Vielzahl von Verwaltungs- und datenintensiven Lenkungsaufgaben, in der sich immer schneller drehenden Laborwelt, ist der Einsatz eines LIMS ein wesentlicher Meilenstein. Wegen der Komplexität einer LIMS Implementierung ist jedoch ein grundlegendes Verständnis des Aufbaus und der Funktion unerlässlich. Aber worauf kommt es an?
Learning by doing
Um die Architektur und den Funktionsumfang eines LIMS zu verstehen, ist eine Fortbildung unerlässlich. Die bloße Präsentation von Hintergrundinformationen oder einem Click-Workshop, bei dem Teilnehmer durch eine Flut von Informationen oder Eingabemasken hindurch gejagt werden, hilft nicht und ist nach kurzer Zeit bereits aus dem Gedächtnis verschwunden. Sinnvoller ist es durch die Kombination von Grundlagenwissen und der direkten Interaktion mit der Benutzeroberfläche, den Kursteilnehmer an das Thema schrittweise systematisch heranzuführen.
Wie aber lässt sich die Verknüpfung von Theorie und Praxis erreichen? Selbstverständlich nur wenn Kursteilnehmern das LIMS während und auch nach einem Kurs zur Verfügung gestellt wird. Bei vielen LIMS-Anbietern bleibt Kursteilnehmern genau diese Option verwehrt. LABDESK geht hierbei andere Wege und stellt die eigene LIMS Software zur Verfügung. Auch für die anschließende kommerzielle Nutzung in Produktivumgebungen ist gesorgt, LABDESK bietet hierfür skalierbare und zuverlässige Unternehmenslösungen an.
Neben dem Verständnis über die Funktionsweise und Einrichtung eines LIMS, ist auch die Projektierung von entscheidender Bedeutung für die erfolgreiche Einführung. Waren in der Vergangenheit ausführliche Planungsexzesse mit Pflichten- und Lastenheften üblich, geht man in der heutigen Zeit zu agilen Methoden über. Durch den direkten Austausch, in nahezu Echtzeit, zwischen Kunde und Softwareunternehmen gelingt eine iterative Fortentwicklung und Anpassung des LIMS.
Neben den rein organisatorischen Stolpersteinen ist auch die Einbindung aller Mitarbeiter und Stakeholder eine große Herausforderung. Gerade die emotionale Komponente bei Mitarbeitern und Geldgebern ist nicht zu unterschätzen.
Es lohnt sich also bei LIMS Projekten im Vorfeld ausführlich zu informieren. Insbesondere ist die Auswahl eines geeigneten Partners wichtig, um sich durch praxisnahes Wissen einen Vorteil zu verschaffen, LIMS Projekte schneller und kostensparender als andere Unternehmen durchführen zu können.
Das LIMS im Leistungserstellungsprozess
Ein LIMS ist selten als isoliertes System zu betrachten, vielmehr gliedert es sich in den Leistungserstellungsprozess eines Unternehmens ein. Um eine barrierefreie Nutzung zu gewährleisten, muss eine Anbindung an externe Systeme gewährleistet sein oder zumindest Schnittstellen zur Verfügung gestellt werden. Darunter fällt neben der Anbindung von Instrumenten im Labor zum Beispiel auch die Kommunikation mit ERP-Systemen (z.B. SAP), Anwendungen zur Produktionsplanung und BI-Tools an. Abhängig von der Art des Unternehmens sind auch spezifische und typische Anforderungen an Prozesse zu beachten. So sieht beispielsweise die Interaktionen mit Kunden von Auftragslaboratorien anders aus als die eines Betriebslabors in einem Produktionsunternehmen. Die Kenntnis der üblichen Fallstricke und Herausforderungen ist nicht selten entscheidend für die zielgerichtete, effiziente und kostensparende Einführung eines LIMS.
Grundlegender Aufbau eines LIMS
Auch wenn Unternehmen und Anwendungsszenarien eines LIMS sehr unterschiedlich aussehen können, so ist der grundlegende Aufbau vergleichbar ähnlich. Gerade die entscheidenden Kernprozesse und notwendigen Funktionen sind sehr wohl allgemeinverständlich darstellbar und nur logisch konsequent. Denn Laboratorien sind schließlich Prüfeinrichtungen und beschäftigen sich nicht mit dem Verkauf von Brötchen. Genau hierin liegt der Schlüssel für eine schnelle und zielgerichtete Einarbeitung und anschließender Einrichtung, Betrieb und Wartung eines LIMS. Notwendigerweise ist die Abgrenzung des Einsatzzwecks und deren Einfluss auf ein LIMS entscheidend, um den Informationsbedürfnissen der Interessenten bestmöglich gerecht zu werden.
Anforderungen an ein LIMS in regulierten Umgebungen
Viele Laboratorien sind an regulatorische Anforderungen gebunden und müssen ihre Konformität regelmäßig nachweisen. Die vielfältigen Dokumentations- und Nachweispflichten nehmen beständig zu und machen nicht selten einen erheblichen Anteil der Arbeitszeit aus. Hier kann ein LIMS zweckdienlich unterstützen. Wichtig ist es jedoch, die in Normen formulierten Anforderungen, im Sinne einer Softwareunterstützung zu deuten. Nicht alles ist in einem LIMS gewinnbringend angesiedelt und muss nicht immer dort integriert sein. Die Lenkung von Arbeit und Einschränkung von Nutzerrechten zum Beispiel, sollte nur dann angewendet werden, wenn dies auch notwendig und sinnvoll ist. Vorteilhaft ist, dass regulatorische Anforderungen zumeist sinngleich sind, wenn auch oft anders formuliert. Es lassen sich folglich viele allgemeingültige Anforderungen formulieren.
Projektschritte einer LIMS Implementierung
Die Einrichtung eines LIMS ist sorgfältig zu planen, denn mit dem installierten System muss man für gewöhnlich jahrzehntelang erfolgreich arbeiten. Damit aus dem anfänglichen Enthusiasmus nicht schnell Frust wird, ist es ratsam genug Zeit in die benutzerfreundliche Einrichtung zu investieren. In solchen IT Projekten werden eine Vielzahl von Qualifikationen den Mitarbeitern und Führungskräften abverlangt. Neben dem fachlichen Wissen, um die Prozesse und Methodik im Labor, wird es notwendig sein Bestehendes in Frage zu stellen und nach neuen und besseren Lösungen zu suchen. Wichtig ist es dabei bereits während der Einrichtung des LIMS Potentiale zu erkennen und diese dann auch zu kommunizieren. Was zuerst einfach klingt ist während der Einrichtungsphase aber keine leichte Übung. Genau deswegen ist es wichtig ein LIMS vor Einrichtung und Verwendung ausgiebig auszuprobieren und Anforderungen zu erkennen. Mit der erfolgreichen Implementierung eines LIMS ist ein Projekt jedoch keinesfalls zu Ende, denn die sich ändernden Anforderungen seitens der regulierenden Stellen und Kunden bedürfen einer kontinuierlichen Anpassung des Systems. Auch technisch neue Anforderungen stellen Bewährtes immer wieder in Frage und fordern Änderungen am bestehenden System.
In den letzten Jahrzehnten hat sich die Welt des Projektmanagements im Bereich IT erheblich geändert. Früher waren eher ausführliche Projektpläne mit Pflichten- und Lastenhefterstellung üblich. Die Erstellung hat mitunter zahlreiche Monate in Anspruch genommen. Ein Abgleich auf Seiten des LIMS Anbieters war dann auch mit erheblichen Kosten verbunden. Zunehmend wird heute auf agile Methoden zurückgegriffen, wobei ein Workshop der Schilderung aller bereits integrierten Funktionen eines LIMS dient und Anpassungen im Anschluss dann mittels eines Kanban- Boards unterjährig im Projekt bearbeitet und gelenkt werden. Dadurch können erhebliche Kosten in der Projektanbahnungsphase vermieden und im Projekt durch direkten Austausch zumeist auch besser erfasst werden. Denn bei der Umsetzung von Anforderungen ist es nicht selten, dass es anders kommt als vorab geplant.
Einrichtung eines LIMS
Die Einrichtung beginnt mit technischen Fragestellungen und grundlegenden Entscheidungen. Wird eine On-Premise Installation bevorzugt oder eher doch eine Cloud Variante. Sollte eine On-Premise Installation bevorzugt werden, sind die Anforderungen des LIMS Anbieters mit der IT des Unternehmens abzugleichen. Bei Schnittstellen muss im Vorfeld Kontakt zu den Herstellern anderer Softwareprodukte aufgenommen werden. Sind die technischen Voraussetzungen geklärt und abgestimmt kann die Konfiguration des Systems beginnen. Damit bei der sensiblen Stammdatenerfassung nichts schief gehen kann, sollten auch bereits alle Mitarbeiter geschult worden sein. Eine Begleitung und kontinuierliche Unterstützung seitens des Anbieters sind sinnvoll für einen schnellen Erfolg und Einrichtung. Sind alle Vorarbeiten abgeschlossen folgt der Testbetrieb, der sich der Validierung aller eingerichteten Prozesse im Labor widmet und etwaige Fehler oder Einschränkungen auffinden soll. Anhand von Fallstudien werden auf diese Weise alle relevanten Vorgänge im Labor im LIMS durchgespielt und getestet. Wenn alles reibungslos funktioniert steht dem Routinebetrieb nichts mehr im Weg.
Fazit
Die Einführung eines LIMS bedarf der grundlegenden Vorbildung aller Interessenten. Insbesondere die Projektleitung muss die richtigen Entscheidungen treffen, den geeigneten Anbieter identifizieren und Projekthindernisse frühzeitig erkennen. Fortbildungen mit praxisnahen Grundlagenwissen und der Möglichkeit die Einrichtung am LIMS zu erleben, kombiniert wertvolle und tiefe Einblicke, um schnell und effizient LIMS Implementierung abzuschließen.